Чек лист: Что такое BI-система и зачем она нужна бизнесу?

Несмотря на высокую популярность BI, внушительное количество разработчиков и, соответственно, разнообразных продуктов, результаты внедрения этих систем нередко не совпадают с первоначальными ожиданиями. Причин может быть много: система не предоставляет нужной информации, «топы» не заинтересованы в ее использовании, источников данных недостаточно или слишком много, бюджет проекта серьезно превышает заданные границы и т.д.

На что нужно обращать внимание при выборе решения, как сделать, чтобы BI-система стала эффективным инструментом анализа, отвечала масштабам и задачам бизнеса, рассказывает Артем Гришковский, коммерческий директор компании «Доверенная среда» (входит в ГКС).

Общие характеристики компаний, в которых востребован BI. Предпосылки для успешного внедрения системы

BI-системы – универсальны, для них не имеет значение масштаб или отраслевая принадлежность организации. Главными показателями важности и нужности BI-инструментов, скорее, выступают динамичный рост и изменения в бизнесе компании. Именно в таких компаниях руководству необходимо получать оперативную информацию по самым разным областям своей деятельности: экономика, бухгалтерия, кадры и т. д.

BI незаменим в том случае, когда нужна высокая скорость принятия решений. При этом данные, на основе которых формируются решения, нередко бывают разрозненными, слабо связанными или слабоструктурированными.

Безусловно, к моменту внедрения BI, в компании должны быть уже развернуты основные реально работающие учетные системы, встроенные в грамотно прописанные бизнес-процессы. Это условие позволяет получать актуальные, «живые» данные. Без наличия таких данных даже самая совершенная BI-система будет формировать лишь красивые картинки, не имеющие отношения к реальности.

Информация, которую предоставляют BI-системы

BI-системы способны дать ответ на вопрос, что происходит в выбранном направлении в текущий момент и каков прогноз развития ситуации. Плановая выручка по продукту? Прогноз Cashflow? Объемы складских запасов? Вопросов к BI-системе можно формулировать великое множество, степень их продуманности и практическая польза зависит лишь от человека, которых их задает.

Чтобы легко получать все необходимые ответы пользователю не нужно погружаться в такие темы, как логика построения отчетов, выбор инструментов извлечения и очистки данных, определение алгоритмов вычислений. Единожды выполненная настройка BI-системы дает возможность обладать достоверной информацией, извлекать данные более низкого уровня, вплоть до исходных значений, понимать причинно-следственные связи.

Зарубежные и отечественным BI-системы - позиции на рынке и отношение заказчиков

На российском рынке сегодня представлен достаточный «ассортимент» и зарубежных, и отечественных BI-продуктов. Хотя, не скрою, изначально, да и порой приходится сталкиваться с некоторым недоверием и скепсисом заказчиков по отношению к отечественным решениям, их возможностям. Отчасти такое отношение было оправдано – объем финансирования разработок со стороны российских компаний не мог идти в сравнение с затратами крупнейших мировых игроков. Долгое время наши компании были вынуждены выживать, фокусируясь на проектах, а не на продукте.

Но эта ситуация меняется, объем продаж российских систем по сравнению с западными растет. Отчасти это связано с политикой импортозамещения, но главное – с появлением ряда отечественных систем, сопоставимых по своим возможностям и успешно конкурирующих с западными продуктами. В их числе аналитические платформы "Триафлай", Prognoz Platform и др.

Плюсы и минусы отдельных BI-решений и модулей BI в составе комплексных систем автоматизации

Встроенные модули BI имеют гораздо больше ограничений по сравнению с отдельными специализированными системами. Во-первых, они ориентированы на работу с конкретной предметной областью «материнской» системы. Во-вторых, во встроенных BI чаще всего отсутствует дополнительная функциональность по сбору и подготовке данных, продвинутой аналитике. Не поддерживают они и инструменты машинного обучения и искусственного интеллекта. И, наконец, эти модули сложно интегрировать с другими системами для решения комплексных задач.

Типовые функциональные блоки BI-систем

Список типовых функциональных возможностей, обязательных для BI-систем, был сформулирован аналитиками Gartner несколько лет назад. «Де-факто» он продолжает быть актуальным и по сей день. Список включает в себя 15 блоков, сгруппированных в три категории.

• Предоставление информации: отчетность, информационные панели (dashboards), произвольные (ad hoc) запросы, возможности поиска, мобильные возможности
• Интеграция: BI-инфраструктура, управление метаданными, средства разработки, взаимодействие и совместная работа
• Средства анализа: OLAP, визуализация, предиктивное моделирование и Data Mining, карты показателей

Источники данных для BI-систем

Тенденции развития BI- систем диктуют необходимость учета в бизнес-анализе все большего числа факторов. Для этого количество источников структурированных и неструктурированных данных также должно увеличиваться. По сути, BI должны стать «всеядными» - вне зависимости от источника уметь обрабатывать и подготавливать самые разнородные данные, представлять их в единой логической структуре, за счет использования различных методов (моделирование, прогнозирование, ML, AI) извлекать новые знания и максимально интуитивно доставлять их потребителю.

Подготовка и очищение данных

Выбор и реализация инструментов извлечения и преобразования данных для их дальнейшего использования определяются разработчиком BI-системы. Алгоритмы преобразования также зависят от «качества» поступающих данных и потребности в их дальнейшей обработке, представлении.

Некоторые разработчики делают интуитивно понятные графические конструкторы трансформации, другие уходят в область скриптов, третьи оставляют возможность писать обработчики на естественных языках программирования. Универсального рецепта нет. Тем не менее наиболее эффективным и простым способом для создания большого количества обработок с возможностью выполнять неожиданные трансформации является инструмент, сочетающий в себе использование библиотеки скриптов на естественном языке программирования.

Хранилище данных для BI

Хранилище для метаданных может реализовано в разных вариантах и зависит это, прежде всего, от задач, стоящих перед BI-системой, и конкретного заказчика. Для некоторых это будет база в СУБД или In memory, база on premise или cloud. В ряде случаев не стоит перегружать систему исходными данными. Эти данные могут быть потоково обработаны, а храниться - лишь результат анализа.

Обновление данных

Для регулярного обновления исходных данных в BI системе предусмотрены планировщики. Это механизмы, позволяющие задать требуемое расписание работы коннекторов с источниками информации.

В некоторых системах каждый раз происходит полное обновление данных. Однако есть и более продвинутые решения, где данные обновляются инкрементально – в обработку поступают только те данные, которые были изменены или добавлены с момента последнего обновления.

Визуализация данных

Визуализация - еще более кастомизированная область, чем хранилище данных. Здесь не существует каких-то общих шаблонов - каждому заказчику необходим «свой» визуальный ряд, «свои» графики, диаграммы, карты, компоновка элементов, цвета. Чтобы это было легкодостижимо, в BI должны быть инструменты тонкой настройки дизайна, возможность изменения стилей дашбордов, подключения новых библиотек визуализации.

On Premise или Cloud

Выбор сценария развертывания BI-системы - внутри организации или в облачной модели - зависит от многих аспектов. В их числе стоимость, действующие в компании политики безопасности, какие данные анализируются, кто является основными пользователями системы и т.д. В последнее время очевидно прослеживается тенденция более активного перехода в «облака» со стороны сектора SMB. И, как ни странно, крупные компании возвращаются к модели On Premise, даже если до этого они работали с BI-системами в облаках западных вендоров.

Основные этапы проекта внедрения BI

Помимо стандартных для любой ИТ-системы этапов внедрения, реализация BI-проектов включает несколько дополнительных предметных областей. Отдельно прорабатываются вопросы интеграции, а именно какие источники данных будут использоваться, их описание, алгоритмы подключения. Важными частями проекта также являются разделы, касающиеся систем нормативно-справочной информации, алгоритмов анализа и моделирования, дизайна представления данных (визуализации).

Требования к квалификации пользователей BI

BI-системы не должны требовать от своих пользователей каких-то особых технических знаний и навыков, понимания алгоритмов и инструментария продукта. Главное для пользователя – хорошо понимать ту предметную область, с которой он работает. Важно представлять какой результат возможно получить, оперируя данными предметной области, и что для этого нужно.

Ресурсы для эксплуатации корпоративной BI-системы

Каждое BI-решение имеет свой уровень преднастройки и проработки, в зависимости от него на этапе промышленной эксплуатации может требоваться привлечение разных специалистов. Для поддержки работы BI-платформы "Триафлай" достаточно лишь системного администратора.

Читать статью на Tadviser